Mehrfachkarte online: Was ein Kartensystem im Studio kann

Eine Online-Mehrfachkarte ist ein Paket vorab gekaufter Einheiten, von dem das Buchungssystem pro Buchung eine abzieht und dessen Ablauf es überwacht. Bei GrabTheSlot liefert das das Add-on Mehrfachkarte (in der App „Pass“, Preis auf der Seite Add-ons). Die Karte gehört zur E-Mail-Adresse des Kunden — ein Konto braucht er nicht.

Welche Karten kannst du anlegen?

Jede Karte mit Einheiten: Du legst fest, wie viele Einheiten sie hat, wie lange sie gilt, was sie kostet und wofür sie gilt. Das hältst du einmal als Pass-Vorlage fest und stellst daraus die Karten für deine Kunden aus.

Ein paar Beispiele, was sich so abbilden lässt:

• Allgemeine Karte: 10 Einheiten für 90 Tage, für jeden Kurs.
• Karte für bestimmte Kurse: 8 Einheiten, aber nur für Kleingruppentraining und Hot Pilates — nicht für Personal Training.
• Leistungskarte: 5 Einheiten für die 60-Minuten-Massage.
• Schnupperkarte: 2 Einheiten für 14 Tage, für Neukunden.

Eine Vorlage lässt sich deaktivieren, wenn du sie saisonal nicht verkaufst, und archivieren; bereits ausgestellte Karten bleiben gültig.

Wie bekommt der Kunde seine Karte?

Du stellst sie im Admin auf Name und E-Mail-Adresse des Kunden aus, und der Kunde bekommt eine Bestätigung per E-Mail — mit dem Add-on QR-Check-in samt QR-Code der Karte. Verkauft wird die Karte wie gewohnt — an der Theke, per Überweisung —, das System übernimmt Verwaltung und Einlösung.

Hat der Kunde schon eine Karte aus einem früheren System oder auf Papier, kannst du auch diese erfassen: Du gibst an, wie viele Einheiten schon verbraucht sind (etwa 3 von 8, es bleiben 5), und das ursprüngliche Ablaufdatum. So eine übernommene Karte wird mit 0 € erfasst, weil das Geld schon früher eingegangen ist — der Umsatz zählt nicht doppelt.

Wie löst der Kunde seine Karte ein?

Bei der Online-Buchung automatisch; kommt der Kunde ohne Buchung, ziehst du die Einheit bei der Ankunft ab — manuell im Admin oder, mit dem Add-on QR-Check-in, per Scan des Karten-QR-Codes. In jedem Fall wird genau eine Einheit abgezogen.

Bei der Online-Buchung gibt der Kunde seine E-Mail-Adresse ein, und das System prüft automatisch, ob er für diese Buchung eine gültige Karte hat. Wenn ja, läuft die Buchung über die Karte: Der Kunde sieht das schon vor der Buchung, samt verbleibender Einheiten, und kann die Karte entfernen, wenn er sie nicht nutzen will. Das funktioniert bei Leistungen, Kursen und Ressourcen (Platz, Raum). Verlangst du eine Pflicht-Onlinezahlung, entfällt sie bei Buchungen, die über die Karte laufen.

Bei der Ankunft ohne Buchung nennt der Kunde Namen oder E-Mail-Adresse, und du klickst auf der Seite Pässe bei seiner Karte auf „Eine Einheit abziehen“ („−1“) — das geht immer, auch ohne QR. Mit dem Add-on QR-Check-in scannst du stattdessen den QR-Code der Karte auf der Pass-Check-in-Seite mit der Kamera deines Geräts (oder tippst die Karten-ID ein). Das System zeigt, wem die Karte gehört und wie viele Einheiten bleiben; abgezogen wird nach einem Bestätigungsschritt, und hat der Kunde heute schon mit der Karte gebucht, warnt der Scanner, damit nichts doppelt abgebucht wird. So lassen sich auch Buchungen einlösen, die du selbst im Admin anlegst.

Hat ein Kunde mehrere Karten (etwa eine Kurs- und eine Massagekarte), nimmt das System immer die für die Buchung gültige, davon die, die zuerst abläuft. Eine Buchung deckt eine Person: Mit Karte bucht der Kunde nur seinen eigenen Platz.

Funktioniert ein fester Wochenplatz mit Karte?

Ja: Mit der Serien-Anmeldung hat der Kunde bei jedem Termin automatisch einen Platz, und jeder gebuchte Termin zieht genau eine Einheit von seiner Karte ab. Dafür brauchst du das Add-on Serien-Anmeldung.

Der Kunde kann sich selbst auf der Buchungsseite anmelden („Jede Woche — Daueranmeldung“), oder du trägst ihn auf der Kursseite ein und wählst seine Karte — angeboten werden nur seine für diesen Kurs gültigen Karten. Ist die Karte aufgebraucht, pausiert die Anmeldung, der Kunde bekommt eine E-Mail, und seine bereits gebuchten Termine bleiben. Mit einer neuen oder aufgeladenen Karte geht es weiter.

Die wiederkehrende Buchung bei Leistungen (etwa 8 Wochen im Voraus zur selben Zeit) funktioniert anders: Davon wird nichts im Voraus abgezogen, sondern bei der Ankunft — manuell im Admin oder mit QR-Check-in per Scan.

Was passiert bei Stornierung und Ablauf?

Bei einer Stornierung entscheidet die Vorlage, ob die Einheit zurückkommt; vor dem Ablauf und bei der letzten Einheit bekommt der Kunde automatisch eine E-Mail.

• Stornierung. Ist es in der Vorlage aktiviert, kommt die Einheit bei einer Absage zurück — bei eigener Stornierung des Kunden nur innerhalb der Stornofrist. Vorab abgezogene Einheiten der Serien-Anmeldung kommen immer zurück.
• Ablauf. Fünf Tage vor Ablauf bekommt der Kunde eine Erinnerung, wenn noch Einheiten übrig sind.
• Aufgebraucht. Bei der letzten Einheit bekommt er ebenfalls eine Nachricht — ein guter Moment für die nächste Karte.
• Hinweis bei der Buchung. Du kannst eigene Texte für Buchungen mit und ohne Karte hinterlegen (etwa „ohne Karte zahlst du vor Ort“); der Kunde sieht vor der Buchung den passenden.

Wie du die Stornofrist festlegst, steht im Ratgeber Terminausfälle reduzieren.

Wie behältst du die verkauften Karten im Blick?

In einer Liste: Kunde, Karte, verbleibende und gesamte Einheiten, Ablauf und Status (aktiv, aufgebraucht, abgelaufen, storniert). Eine eigene Tabelle brauchst du nicht.

Aus der Liste ziehst du eine Einheit ab, öffnest den QR-Code einer Karte (mit QR-Check-in, falls der Kunde die E-Mail verloren hat), änderst nachträglich verbleibende Einheiten und Ablauf (Tippfehler, Verlängerung wegen Krankheit, Kulanz) und stornierst eine Karte. Über Änderungen bekommt der Kunde keine automatische E-Mail, sag ihm also Bescheid.

Häufige Fehler bei Mehrfachkarten online

• Eingeschränkt, aber kein Element markiert. So eine Karte ist nirgends einlösbar. GrabTheSlot meldet das beim Speichern; markiere die passenden Kurse oder wähle „für alles“.
• Unterschiedliche E-Mail-Adresse auf Karte und Buchung. Das System verbindet beides nicht. Frag den Kunden, mit welcher Adresse er bucht.
• Alte Karten mit vollem Wert erfassen. Du verschenkst Einheiten. Gib stattdessen die verbrauchten Einheiten an.
• Wiederkehrende Buchung für wöchentliche Kurse. Die Serie endet, und die Karte wird nicht vorab abgezogen. Für Kurse ist die Serien-Anmeldung gedacht.

Wann lohnt sich eine Online-Mehrfachkarte nicht?

Wenn fast alle deine Kunden mit einer Monats-Flatrate trainieren, ist ein Einheiten-System nicht dein Modell. GrabTheSlot verwaltet heute Karten mit Einheiten; Zeitkarten (Monats-Flatrate) und Wochenkontingente gibt es nicht.

• Wenn Kunden die Karte online kaufen sollen. Du stellst die Karte aus; einen Online-Kauf auf der Buchungsseite gibt es nicht.
• Wenn mehrere Personen eine Karte teilen. Die Online-Karte gehört zu einer E-Mail-Adresse, und eine Buchung deckt eine Person.
• Wenn fast alle Einzeltickets kaufen. Bei wenigen Karten reicht das Heft; ein System spart erst Zeit, wenn die Kartenverwaltung selbst Arbeit macht.