Reifenwechsel-Saison planen: Online-Termine für Hebebühnen und Monteure

Die Reifenwechsel-Saison zu planen heißt, die zwei Stoßzeiten im Jahr so auf Hebebühnen und Monteure zu verteilen, dass kein Kunde wartet und keine Bühne leer steht. Mit Online-Terminbuchung für die Werkstatt übernimmt der Kalender das Zählen: Der Kunde sieht nur Zeiten, zu denen eine Bühne frei ist, und bucht sich selbst ein. Dieser Ratgeber zeigt, wie du das aufsetzt und welche Rechnung dahintersteckt.

Warum staut sich der Reifenwechsel auf wenige Wochen?

Weil die Kunden nach Wetter und Gewohnheit entscheiden, nicht nach deinem Kalender. Der erste Frost im Herbst, der Urlaub im Frühjahr oder die „Von O bis O“-Regel im Kopf (Oktober bis Ostern) setzen den Termin, und alle machen es zur selben Zeit.

Wichtig ist, dass du Kunden dazu nichts Falsches erzählst: „Von O bis O“ ist eine Faustregel, kein Gesetz. Gesetzlich gilt in Deutschland die situative Winterreifenpflicht: Bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eis- oder Reifglätte darf ein Kraftfahrzeug nur mit geeigneter Winterbereifung gefahren werden. Der Wortlaut und die Anforderungen an die Reifen stehen in § 2 Abs. 3a StVO. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel prüfst du aktuelle Fassungen und Übergangsregeln selbst nach.

Wie viele Reifenwechsel schafft eine Hebebühne am Tag?

So viele, wie in deine Öffnungszeit passen, wenn du die Dauer und die Pufferzeit pro Wechsel kennst. Wer das einmal ausrechnet, weiß, wie viele Termine er pro Tag anbieten kann, und überbucht sich nicht.

Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen (deine Zeiten weichen ab): Die Werkstatt hat acht Stunden offen, das sind 480 Minuten. Ein Reifenwechsel mit Wuchten dauert 60 Minuten, dazu kommen 10 Minuten Puffer fürs Rausfahren und Hereinholen. Das sind 70 Minuten pro Auto, also sechs Wechsel pro Bühne und Tag (480 ÷ 70 ≈ 6,9, abgerundet).

Die Zahl der Bühnen ist nur die halbe Wahrheit: Ohne Monteur bringt die dritte Bühne nichts. Rechne also mit dem kleineren Wert aus Bühnen und Personen. Wie ausgelastet du damit am Ende bist, zeigt der Auslastungs-Rechner.

Welche Leistungen und Zeiten legst du im Kalender fest?

Lege jede Arbeit, die der Kunde bucht, als eigene Leistung mit Dauer und Preis an und gib ihr ein Raster für die Startzeiten. Bei GrabTheSlot hat jede Leistung eine eigene Dauer und einen Preis, und das Startzeit-Raster (volle, halbe oder Viertelstunde) stellst du pro Leistung ein.

1. Leistungen trennen. „Radwechsel (Kompletträder)“ ist kürzer als „Reifen aufziehen und wuchten“. Wenn beides dieselbe Zeit blockiert, verschenkst du Kapazität oder planst zu eng.
2. Raster passend wählen. Ein kurzer Radwechsel verträgt eine halbe Stunde als Takt, der längere Wechsel eine volle. Ein zu feines Raster zerschneidet den Tag in unbrauchbare Lücken.
3. Pufferzeit setzen. Pro Person legst du eine Pufferzeit nach jeder Buchung fest. Sie ist im Kalender gesperrt, sodass kein Kunde direkt dahinter bucht.
4. Pausen und Betriebsferien eintragen. Mittagspause, Inventurtag, Betriebsurlaub: Pausen, Tagesausnahmen und ganze Zeiträume sperrst du im Kalender.
5. Mindestvorlaufzeit festlegen. Sie verhindert die Buchung „in einer Stunde“, für die du Räder, Wuchtgewichte oder Personal erst besorgen müsstest.

Wie bildest du mehrere Hebebühnen ab?

Lege jede Hebebühne als eigene Person an und stelle bei der Leistung die automatische Zuweisung ein. Dann sieht der Kunde nur noch die Uhrzeit, und das System setzt die Buchung auf eine Bühne, die zu dieser Zeit frei ist.

• Bühnen als Personen: „Bühne 1“, „Bühne 2“ mit jeweils eigenen Arbeitszeiten. Ist eine Bühne am Dienstag in Wartung, sperrst du sie für den Tag.
• Zuweisung: Sind mehrere Bühnen frei, bekommt die mit weniger Buchungen den Termin, damit sich die Arbeit verteilt. Alternativ bietest du „Beliebige freie Person“ an, dann sieht der Kunde die freien Zeiten aller Bühnen zusammen.
• Grenze bei Serien: Wiederkehrende Buchungen brauchen eine bestimmte Person; bei „Beliebige freie Person“ ist die Serienoption ausgeblendet. Für einen Reifenwechsel spielt das selten eine Rolle.
• Kosten: Das Basispaket enthält einen Mitarbeiter. Jede weitere Bühne ist ein Add-on, die Preise stehen auf der Seite Add-ons.

Wie entzerrst du den Andrang?

Gib dem Kunden einen einfachen Weg zu einem Termin und mach die Spitzen unattraktiv, statt sie zu verwalten. Ein Kalender allein macht den Herbst nicht ruhiger, aber er zeigt auf einen Blick, welche Tage voll sind und welche nicht.

• Zeiten gezielt öffnen: Die veröffentlichten Öffnungszeiten bestimmen, was buchbar ist. Wenn du in der Hochsaison samstags oder früh morgens mit arbeitest, trägst du das ein und nimmst es nach der Saison wieder heraus.
• Der Link gehört überall hin: auf die Rechnung, an den Tresen als QR-Code, in dein Google-Profil. Wie das mit dem Profil geht, steht im Ratgeber Termine über das Google-Unternehmensprofil.
• Den Link früh in die Hand geben: Steht er schon im Frühjahr auf der Rechnung, hat der Kunde im Herbst einen direkten Weg zum Termin, statt am ersten Frostmorgen anzurufen.

Was tust du gegen Absagen und No-Shows in der Saison?

Erinnere am Vortag und mach das Absagen so einfach, dass der Platz frei wird, bevor der Monteur wartet. In der Saison kostet jeder leere Slot mehr, weil ihn sonst ein wartender Kunde bekommen hätte.

GrabTheSlot schickt 24 Stunden vor dem Termin eine E-Mail-Erinnerung; über den Link darin sagt der Kunde bis zu deiner Frist ab oder verschiebt. Mit dem SMS-Add-on erreichst du auch Kunden, die E-Mails nicht lesen. Alle Methoden zusammen stehen im Ratgeber Terminausfälle reduzieren, die Frage SMS oder E-Mail im Ratgeber zur Terminerinnerung. Wann sich eine Anzahlung lohnt, klärt der Ratgeber Anzahlung bei der Terminbuchung; für einen Radwechsel ist sie selten nötig.

Häufige Fehler in der Reifensaison

• Alle Leistungen mit derselben Dauer. Dann stimmt der Plan nie. Besser: kurze und lange Arbeiten als getrennte Leistungen mit eigener Zeit.
• Keine Pufferzeit. Ohne Luft zwischen den Autos schiebt eine einzige Verzögerung den ganzen Vormittag. Besser: Puffer einplanen, wie im Rechenbeispiel.
• Mehr Bühnen anbieten, als Monteure da sind. Der Kalender verspricht dann Kapazität, die nicht existiert. Besser: Bühnen nur freischalten, wenn auch jemand daran arbeitet.
• „Von O bis O“ als Gesetz verkaufen. Das stimmt rechtlich nicht und verunsichert Kunden. Besser: auf die Rechtslage verweisen und den Termin sachlich anbieten.
• Die Notiz ignorieren. Steht „Kompletträder im Kofferraum“ in der Buchung, aber niemand liest sie, gibt es Wartezeit am Tor. Besser: Notizen vor dem Termin ansehen.

Wann lohnt sich das nicht?

Wenn du nur wenige Wechsel im Jahr machst oder ohnehin ein Werkstattprogramm brauchst, das mehr kann als Termine. GrabTheSlot ist eine Terminbuchung, keine Werkstattsoftware. Typische Grenzen:

• Du brauchst Pflichtfelder für Kennzeichen und Reifengröße. Es gibt nur das freie Notizfeld.
• Du willst Räder einlagern und verwalten. Lagernummern und Einlagerungsverträge gehören nicht zum Produkt.
• Du erwartest Aufträge, Teile und Fahrzeughistorie. Die führst du weiter in deinem eigenen Programm; auch eine automatische Rechnung gibt es nicht.
• Deine Kunden kommen ohne Termin vorbei. Dann ist ein Buchungskalender für diesen Teil deines Geschäfts wenig wert.
• Du hast nur eine Bühne und kaum Andrang. Dann reichen oft eine Liste und ein Telefon.

Willst du es ausprobieren: Das Basispaket ist ohne Provision pro Termin, die ersten 14 Tage sind kostenlos. Die Preise siehst du auf der Seite Preise.